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Rechnungsvorlagen

Eine Rechnungsvorlage ist eine wiederverwendbare Rechnung oder Gutschrift, die Sie einmal speichern und danach für neue Dokumente nutzen. Statt jedes Feld neu auszufüllen, starten Sie von einer Vorlage: Verkäufer, Käufer, Positionen, Beträge, Steuern und Format sind bereits gesetzt. Anschließend ändern Sie die einmaligen Werte (Nummer, Daten, Beträge) und speichern.

Vorlagen gehören zur aktiven Organisation. Sie sind nicht dasselbe wie E-Mail-Vorlagen, die nur den Text steuern, wenn Sie ein Dokument per E-Mail versenden.

Vorlagen öffnen

Damit Vorlagen in der Seitenleiste erscheint, brauchen Sie die Berechtigung Dokumente erstellen. Zum Öffnen der Liste brauchen Sie außerdem Dokumente lesen. Eine Vorlage aus einem Dokument anzulegen, zu kopieren und ein Dokument aus einer Vorlage zu erstellen erfordert Dokumente erstellen. Zum Bearbeiten brauchen Sie Dokumente aktualisieren. Zum Löschen Dokumente löschen. Siehe Organisation und Benutzer.

  1. Melden Sie sich in der xTool-Web-App an und wählen Sie Ihre Organisation.
  2. Öffnen Sie Dokumente → Vorlagen.

Eine leere Vorlage können Sie nicht anlegen. Speichern Sie zuerst eine Vorlage aus einem bestehenden Dokument (siehe Vorlage erstellen).

Vorlagenliste

Die Tabelle zeigt die Vorlagen, die Sie sehen dürfen: alle öffentlichen Vorlagen der Organisation und Ihre eigenen privaten Vorlagen.

Spalte Inhalt
Vorlagenname Name, den Sie der Vorlage gegeben haben, z. B. „Standardrechnung ACME“.
Format Name des Dokumentformats der Vorlage, z. B. XRechnung Invoice 3.0 UBL.
Privat Badge Privat (nur Sie sehen sie) oder Öffentlich (alle in der Organisation).
Erstellt am Wann die Vorlage angelegt wurde.

Aktionen

In der Spalte Aktionen jeder Zeile:

Aktion Wirkung
Stift Vorlage zum Bearbeiten öffnen.
Kopieren Vorlage duplizieren. Die Kopie heißt „Originalname (Copy)“ und behält dieselbe Sichtbarkeit. Änderungen an der Kopie ändern das Original nicht.
Papierkorb Vorlage löschen. Sie müssen bestätigen; das lässt sich nicht rückgängig machen.

Vorlage erstellen

Sie speichern eine Vorlage aus einem bestehenden Dokument, das ein Webformular hat (siehe Unterstützte Formate).

Von der Bearbeitungsseite

  1. Dokument öffnen und Bearbeiten klicken.
  2. Oben rechts Als Vorlage speichern klicken.
  3. Vorlagenname eingeben.
  4. Optional Privat einschalten — Private Vorlage (nur für Sie sichtbar). Ausgeschaltet teilen Sie die Vorlage mit der Organisation.
  5. Vorlage speichern klicken.

Von der Seite eines ausgehenden Dokuments

  1. Dokument unter Dokumente → Ausgehend öffnen.
  2. Überlaufmenü (⋯) öffnen und Als Vorlage speichern wählen.
  3. Dieselben Felder ausfüllen und Vorlage speichern klicken.

Dieser Menüpunkt erscheint nicht bei reinen PDF-Dokumenten und nicht bei SAP IDoc. Diese Dokumente haben auch keine Bearbeitungsseite, sodass Als Vorlage speichern für sie gar nicht verfügbar ist.

Die Vorlage übernimmt das Dokument so, wie es ist: Verkäufer, Käufer, Positionen, Beträge, Steuern und Format. Nummer, Daten und andere einmalige Felder ändern Sie später, wenn Sie ein Dokument aus der Vorlage erstellen.

Private und öffentliche Vorlagen

Einstellung Wer sie sieht
Öffentlich (Privat aus) Alle in der Organisation, in der Vorlagenliste und in der Vorlagenauswahl auf der Karte Neues Dokument.
Privat (Privat an) Nur die Person, die die Vorlage angelegt hat.

Die Sichtbarkeit können Sie später beim Bearbeiten ändern.

Vorlage bearbeiten

  1. In der Liste auf den Stift bei der Vorlage klicken.
  2. Die Seite hat zwei Teile. Speichern Sie sie getrennt.

Name und Sichtbarkeit

Vorlagenname und Privat ändern, dann Änderungen speichern. Die Rechnungsfelder werden dabei nicht erneut geprüft.

Abbrechen führt ohne Speichern dieser Felder zur Liste zurück.

Dokumentfelder

Unter der Namenskarte erscheint dasselbe Formular wie beim Bearbeiten eines Dokuments: Nummer, Daten, Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuern, Beträge und oben das resultierende Format.

  1. Die Felder ändern, die in jedem neuen Dokument aus dieser Vorlage stehen sollen.
  2. Save klicken.

Ist der Inhalt gültig, erscheint eine Erfolgsmeldung.

Wenn einzelne Felder die Prüfung nicht bestehen (z. B. Platzhalter-Nummer oder altes Datum), erscheinen die Fehler rot. Die Vorlage ist trotzdem gespeichert. Mit Save as invalid blenden Sie die Fehler aus und behalten die Vorlage so. Die restlichen Felder füllen Sie, wenn Sie ein echtes Dokument aus der Vorlage erstellen.

Dokument aus einer Vorlage erstellen

  1. Dokumente → Ausgehend öffnen und Erstellen klicken.
  2. Die Seite zeigt die Karte Neues Dokument. Scrollen Sie zum Trenner oder und öffnen Sie die Vorlagenliste. Trenner und Liste erscheinen nur, wenn es Vorlagen gibt, die Sie nutzen dürfen.
  3. Vorlage wählen. Private Vorlagen sind mit (Privat) gekennzeichnet. Der erste Eintrag Manuell ausfüllen bedeutet „keine Vorlage“.
  4. Ausgewählte Vorlage verwenden klicken.

Die Felder über dem Trenner — Ausstellungsdatum, Basisformat, Absender, Empfänger — gehören zum manuellen Weg. Sie werden ignoriert, wenn Sie von einer Vorlage starten: Nummer, Daten, Parteien und Format kommen aus der Vorlage selbst.

xTool legt ein neues ausgehendes Dokument mit den Daten der Vorlage an. Die Vorlage selbst ändert sich nicht. Sie gelangen auf die Bearbeitungsseite des neuen Dokuments.

Einmalige Felder (Nummer, Daten, Beträge) anpassen und Save klicken. Danach können Sie das Dokument wie gewohnt versenden. Siehe Dokumente erstellen.

Wollen Sie ein Dokument ohne Vorlage anlegen, lassen Sie Manuell ausfüllen stehen und nutzen stattdessen die Felder über dem Trenner. Das leere Rechnungsformular erscheint auf derselben Seite, sobald Sie ein Basisformat wählen; sobald Sie eine Vorlage auswählen, wird es wieder ausgeblendet.

Vorlage kopieren

In der Liste auf das Kopieren-Symbol klicken. Sofort erscheint eine neue Vorlage: gleicher Inhalt und gleiche Sichtbarkeit, Name endet auf (Copy). So legen Sie eine Variante an (z. B. einen zweiten Käufer), ohne das Original zu ändern.

Vorlage löschen

  1. In der Liste auf das Papierkorb-Symbol klicken.
  2. Mit Löschen bestätigen oder Abbrechen.

Gelöschte Vorlagen können nicht wiederhergestellt werden. Dokumente, die Sie bereits aus der Vorlage erstellt haben, bleiben erhalten.

Unterstützte Formate

Eine Vorlage können Sie nur aus einem Dokument speichern, das sich im Webformular bearbeiten lässt, darunter:

  • XRechnung — Rechnung in UBL und CII, Gutschrift in UBL
  • Peppol BIS Billing — Rechnung in UBL und CII, Gutschrift in UBL; die französische Variante nur in UBL
  • Peppol BIS Self-Billing — Rechnung und Gutschrift in UBL
  • France CIUS — UBL EN16931 und Extended (Rechnung und Gutschrift), CII EN16931 und Extended (nur Rechnung)
  • Factur-X / ZUGFeRD — Rechnungen in PDF+XML, einschließlich der französischen Varianten

Aus SAP IDoc, KSeF, reinen PDF-Dokumenten, Peppol Slovakia TDD und dem xTool-Format können Sie keine Vorlage speichern. Ist das Format nicht unterstützt, zeigt xTool den Fehler Template creation is not supported for this format und die Vorlage wird nicht angelegt.

Typischer Ablauf

  1. Rechnung anlegen oder öffnen und häufig genutzten Verkäufer und Käufer ausfüllen.
  2. Als Vorlage speichern klicken und benennen, z. B. „Rechnung ACME → Globex“.
  3. Später Dokumente → Ausgehend öffnen, Erstellen klicken, diese Vorlage unter dem Trenner oder wählen und Ausgewählte Vorlage verwenden klicken.
  4. Nummer und Datum ändern, dann Save.
  5. Dokument versenden (Peppol oder E-Mail).

Nächste Schritte

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