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E-Mail-Vorlagen

Eine E-Mail-Vorlage ist eine wiederverwendbare Nachricht (Betreff, Inhalt und Fußzeile), die xTool verwendet, wenn Sie ein Dokument per E-Mail versenden. Statt der Standardnachricht des Systems können Sie eigenen Text, Formatierung, Kopie (CC) und Blindkopie (BCC) senden.

Vorlagen gehören zur aktiven Organisation. Sie gelten nur für ausgehende Dokument-E-Mails, nicht für den Empfang und nicht für Benachrichtigungen. Um Rechnungsinhalt (Verkäufer, Käufer, Positionen) wiederzuverwenden, nutzen Sie Rechnungsvorlagen.

E-Mail-Vorlagen öffnen

Zum Öffnen der Seite benötigen Sie die Berechtigung Integrationen lesen. Zum Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Festlegen der Standardvorlage brauchen Sie Integrationen verwalten. Siehe Organisation und Benutzer.

  1. Melden Sie sich in der xTool-Web-App an und wählen Sie Ihre Organisation.
  2. Öffnen Sie Kanäle → E-Mail.
  3. Öffnen Sie E-Mail-Vorlagen.

Auf der Seite E-Mail sehen Sie außerdem Custom SMTP. Diese Einstellung steuert, wie ausgehende E-Mails gesendet werden (eigener Mailserver und Absenderadresse). Siehe Custom SMTP. Vorlagen steuern, was in der Nachricht steht.

Vorlagenliste

Die Tabelle listet alle Vorlagen der Organisation:

Spalte Inhalt
Vorlagenname Interner Name, z. B. „Rechnungsvorlage DE“. Empfänger sehen ihn nicht.
Betreff Text für den E-Mail-Betreff. Leer, wenn das Feld nicht ausgefüllt wurde.
Standardvorlage Badge Standard, wenn diese Vorlage beim Versand per E-Mail automatisch verwendet wird.

Die Standardvorlage steht zuerst, danach die übrigen in der Reihenfolge ihrer Erstellung.

Wenn noch keine Vorlagen vorhanden sind, erscheint Noch keine Vorlagen vorhanden. Erstellen Sie Ihre erste E-Mail-Vorlage.

Aktionen

In der Spalte Aktionen jeder Zeile:

Aktion Wirkung
Stift Vorlage zum Bearbeiten öffnen.
Stern Als Standard festlegen. Nur bei Vorlagen sichtbar, die noch nicht Standard sind. Die bisherige Standardvorlage verliert diesen Status.
Papierkorb Vorlage löschen. Sie müssen bestätigen; das lässt sich nicht rückgängig machen.

Wozu eine Standardvorlage?

Beim Versand eines Dokuments per E-Mail wählt xTool die Standardvorlage voraus. Im Versanddialog können Sie trotzdem eine andere wählen.

Vorlage erstellen

  1. Vorlage erstellen klicken.
  2. Formular ausfüllen. Die Vorschau rechts aktualisiert sich beim Tippen.
  3. Unten im Formular Vorlage erstellen klicken.

Nach dem Speichern kehren Sie zur Liste zurück.

Felder

Feld Pflicht Beschreibung
Vorlagenname Ja Name in der Liste und im Versanddialog. Steht nicht in der E-Mail.
Betreff Nein E-Mail-Betreff. Leer gelassen verwendet xTool einen Standardbetreff mit Dokumentnummer (z. B. „Neue Rechnung 12345“).
CC Nein Eine Adresse für die Kopie. Der Empfänger sieht sie. Mehrere Adressen sind nicht möglich.
BCC Nein Eine Adresse für die Blindkopie. Der Empfänger sieht sie nicht. Mehrere Adressen sind nicht möglich.
Inhalt Nein Haupttext. Neue Vorlagen beginnen mit „You have received a new invoice.“ und einem Hinweis auf den Anhang — ersetzen Sie das durch Ihren Text.
Fußzeile Nein Signatur unter einer Trennlinie unter dem Inhalt. Neue Vorlagen beginnen mit „Best regards, Your invoicing team.“
Standardvorlage Nein Einschalten, um diese Vorlage zur Standardvorlage zu machen. War eine andere Standard, wird sie automatisch zurückgesetzt.

Inhalt und Fußzeile formatieren

Inhalt und Fußzeile haben einen visuellen Editor. Sie können:

  • Fett, kursiv und unterstrichen setzen
  • Schriftgröße und Textfarbe ändern
  • Überschriften verwenden (H1, H2, H3)
  • Einen Code-Schnipsel, eine horizontale Linie oder einen Zeilenumbruch einfügen

Beim Speichern entfernt xTool unsichere Inhalte (z. B. Skripte).

Vorschau

Die Vorschau zeigt, wie die Nachricht in einem typischen Postfach aussieht: Betreff, CC und BCC oben, dann der Inhalt, dann die Fußzeile in kleinerer grauer Schrift unter einer Linie. Sie aktualisiert sich bei jeder Änderung.

Vorlage bearbeiten

  1. In der Liste auf den Stift bei der Vorlage klicken.
  2. Beliebige Felder ändern, auch Standardvorlage. Die Vorschau aktualisiert sich beim Tippen.
  3. Vorlage speichern klicken.

Mit Zurück zu Vorlagen gelangen Sie zur Liste.

Vorlage löschen

  1. In der Liste auf das Papierkorb-Symbol klicken.
  2. Mit Vorlage löschen bestätigen oder Abbrechen.

Gelöschte Vorlagen können nicht wiederhergestellt werden. Der Versand funktioniert weiter: xTool verwendet eine andere Vorlage, wenn Sie eine wählen, oder die Standardnachricht des Systems, wenn keine gewählt ist.

Vorlage beim Versand verwenden

Öffnen Sie ein Dokument und wählen Sie Dokument per E-Mail senden. Siehe Per E-Mail versenden.

  • Gibt es Vorlagen in der Organisation, zeigt der Dialog E-Mail-Vorlage. Die Vorlage mit Standard ist vorausgewählt. Sie können eine andere wählen.
  • Eine Vorschau der gewählten Vorlage erscheint im Dialog. Bearbeiten öffnet diese Vorlage, damit Sie sie vor dem Versand ändern können.
  • Wählen Sie Originaldokument anhängen und/oder PDF-Visualisierung anhängen. Mindestens ein Anhang ist erforderlich.
  • Gibt es keine Vorlagen, erscheint die Vorlagenliste nicht. Stattdessen wählen Sie die Sprache für die Standardnachricht des Systems.

Was der Empfänger sieht

Teil Quelle
Von Absenderadresse aus Benutzerdefiniertes SMTP, falls eingerichtet; sonst die xTool-No-Reply-Adresse.
An Die Empfängeradresse, die Sie beim Versand eingeben.
CC Die CC-Adresse aus der Vorlage, falls gesetzt. Für den Empfänger sichtbar.
BCC Die BCC-Adresse aus der Vorlage, falls gesetzt. Für den Empfänger unsichtbar. Hat die Vorlage kein BCC, kann weiterhin ein BCC aus dem benutzerdefinierten SMTP (falls eingerichtet) verwendet werden.
Betreff Der Vorlagenbetreff oder ein Standardbetreff mit Dokumentnummer, wenn der Betreff leer ist.
Inhalt und Fußzeile Ihr Vorlagentext und Ihre Formatierung. E-Mail-Programme ohne HTML erhalten zusätzlich eine Reintext-Version.
Anhänge Originaldokument und/oder PDF-Visualisierung, wie im Versanddialog gewählt.

Nächste Schritte

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