Zum Inhalt

Empfang per E-Mail

Diese Anleitung beschreibt, wie Sie Rechnungen per E-Mail empfangen. xTool stellt Ihrer Organisation Postfächer unter Schnittstellen → Postfach-Konfiguration bereit. Es gibt zwei Modi:

Modus Zweck Ergebnis
Inbound Lieferanten senden Eingangsrechnungen an Sie Eingehende Dokumente mit Transaktion receive.email
Outbound Sie (oder ein interner Prozess) speisen Rechnungen in xTool ein, z. B. zum späteren Versand Ausgehende Dokumente wie nach einem Upload (keine Empfangs-Transaktion)

Jeder Modus hat eine eigene E-Mail-Adresse. Personalisierte Outbound-Adressen erhalten den Tag .outbound (z. B. firma-de@… inbound, firma-de.outbound@… outbound).

Sie müssen die Datei nicht selbst in der Web-App hochladen — Sie senden den Anhang an die Adresse des jeweiligen Modus.

Ablauf

  1. Öffnen Sie Schnittstellen → Postfach-Konfiguration und wählen Sie den Tab Inbound oder Outbound.
  2. Richten Sie ein Postfach für diesen Modus ein und kopieren Sie die E-Mail-Adresse.
  3. Geben Sie die Adresse weiter (Inbound → Lieferanten; Outbound → wer ausgehende Rechnungen in xTool einspielen soll).
  4. Diese senden eine E-Mail mit der Rechnung im Anhang.

  5. xTool prüft aktive Postfächer regelmäßig und verarbeitet neue Nachrichten:

    • Inbound → Dokument unter Dokumente → Eingehend, Transaktionstyp receive.email.
    • Outbound → Dokument unter Dokumente → Ausgehend, Status wie bei einem normalen Upload (upload.completed).

xTool prüft die Postfächer etwa alle 30 Minuten. Nach dem Versand warten Sie die nächste Prüfung ab, bevor Sie nach dem Dokument suchen.

Eine Rechnung mit Validierungsfehlern wird trotzdem gespeichert (is_valid false). Empfang (Inbound) bzw. Upload (Outbound) werden abgeschlossen; Benachrichtigungen können Validierungsfehler separat melden. Siehe Benachrichtigungen.

Postfach einrichten

Sie benötigen die Berechtigung zum Verwalten von Integrationen. Siehe Organisation und Benutzer.

  1. Melden Sie sich in der xTool-Web-App an und wählen Sie Ihre Organisation.
  2. Öffnen Sie Schnittstellen → Postfach-Konfiguration.
  3. Wählen Sie den Tab Inbound oder Outbound.

  4. Wählen Sie eine E-Mail-Adresse:

    Variante Wann verwenden
    Personalisiert Basierend auf Ihrer Unternehmensdomäne. Beispiel Inbound: Domäne firma.de → firma-de@smtp.invoice-portal.com. Outbound: firma-de.outbound@…. Ist die Adresse vergeben, bietet xTool die nächste freie Variante.
    Zufällig Eindeutige Adresse ohne Firmennamen. Zufällige Outbound-Adressen enthalten ebenfalls den Tag .outbound. Immer verfügbar.

  5. E-Mail-Postfach erstellen (bzw. die Einrichtungsaktion des Tabs) klicken.

  6. Die E-Mail-Adresse aus den Verbindungsdaten kopieren.

Der Status des Postfachs sollte Aktiv sein. Mit Verbindung testen prüfen Sie den Zugang. Jeden Modus separat konfigurieren (Whitelist, sperren/entsperren, löschen).

Personalisierte Adresse nicht immer verfügbar

Nutzt die Organisation einen öffentlichen E-Mail-Anbieter (z. B. Gmail, GMX, Yahoo, Web.de, Hotmail oder iCloud), steht nur die zufällige Adresse zur Verfügung.

Zwei Postfächer, zwei Adressen

Eine Organisation kann ein Inbound- und ein Outbound-Postfach haben. Die Adressen müssen unterschiedlich sein. Geben Sie Lieferanten nicht die Outbound-Adresse, wenn Eingangsrechnungen unter Dokumente → Eingehend landen sollen.

Absender einschränken (Whitelist)

Unter Postfach-Konfiguration steuert die Absender-Whitelist pro Tab, von wem xTool E-Mails für diesen Modus annimmt.

Modus Wirkung
Deaktiviert E-Mails von beliebigen Absendern werden verarbeitet.
Aktiviert Nur Absender auf der Liste werden verarbeitet. Andere werden abgelehnt.

Ist die Whitelist aktiviert, tragen Sie zulässige Adressen ein, getrennt durch Semikolon. Mit * sind Platzhalter möglich, zum Beispiel:

  • ap@lieferant.de
  • *@lieferant.de — jede Adresse dieser Domäne

Abgelehnte Absender können benachrichtigt werden, wenn Sie Absender benachrichtigen für fehlgeschlagenen Empfang einschalten. Siehe Benachrichtigungen.

Was angehängt werden muss

Die E-Mail muss mindestens eine Rechnungsdatei enthalten:

Datei Als Rechnung akzeptiert
XML XRechnung-, UBL- oder CII-E-Rechnung
PDF (ZUGFeRD / Factur-X) PDF mit eingebetteter XML-Rechnung
PDF Gewöhnliches PDF ohne eingebettetes XML

Zusätzlich können Belege angehängt werden, z. B. CSV, PNG, JPEG, Excel (.xlsx) oder ODS. Dateien, die in der Rechnungs-XML oder im ZUGFeRD-PDF eingebettet sind, werden mit dem Dokument gespeichert; lose Beilagen neben der Rechnung in der E-Mail werden derzeit nicht als Dokumentanhänge abgelegt.

E-Mails ohne XML- oder PDF-Rechnung werden abgelehnt (z. B. leere Nachricht oder nur ein Signaturbild).

Bei einem gewöhnlichen PDF kann xTool den Dateinamen als Dokumentnummer verwenden.

Wo Sie Dokumente sehen

Postfach-Modus Web API / Transaktionen
Inbound Dokumente → Eingehend direction=inbound; Transaktionstyp receive.email
Outbound Dokumente → Ausgehend direction=outbound; Upload-Status (kein receive.email)

Siehe Dokumente-UI, Dokumentenmodell und Transaktionen.

Benachrichtigungen

Benachrichtigungen richten Sie unter Konto → Benachrichtigungen im Abschnitt Eingehende Dokumente ein:

  • Empfang abgeschlossen — aus der E-Mail wurde ein Dokument angelegt.
  • Empfang fehlgeschlagen — die E-Mail wurde abgelehnt oder das Dokument konnte nicht verarbeitet werden / Validierungsmeldung.

Pro Ereignis legen Sie Empfängeradressen und die Zustellart fest (einfache Nachricht, Download-Link oder Dateianhänge). Beim fehlgeschlagenen Empfang können Sie Absender benachrichtigen einschalten, damit die Person, die die Rechnung gesendet hat, den Ablehnungsgrund erhält (z. B. nicht auf der Whitelist, keine Rechnungsdatei, nicht unterstütztes Format).

Die Benachrichtigung kann Rechnungsnummer und -datum, Absender, einen Link zum Dokument, die Dateien aus der E-Mail sowie Validierungsfehler enthalten, wenn die Rechnung ungültig ist.

Siehe Benachrichtigungen.

Wenn keine Dokumente ankommen

  • Prüfen, ob der richtige Tab (Inbound / Outbound) aktiv ist und der Postfachstatus Aktiv ist.
  • Prüfen, ob Absender genau die Adresse dieses Modus verwenden.
  • Bis zu etwa 30 Minuten nach dem Versand der E-Mail warten.
  • Ist die Whitelist aktiviert, prüfen, ob die Absenderadresse (oder -domäne) für diesen Modus auf der Liste steht.
  • Prüfen, ob die E-Mail eine XML- oder PDF-Rechnung enthält.
  • Inbound: unter Konto → Benachrichtigungen auf Meldungen zum fehlgeschlagenen Empfang achten und unter Dokumente → Eingehend prüfen, ob ein Dokument mit Validierungsfehlern angekommen ist.
  • Outbound: unter Dokumente → Ausgehend prüfen.

← Kanäle · Per E-Mail versenden · Empfang per Peppol