Systemüberblick

xTool ist eine E-Rechnungsplattform zum Erstellen, Speichern, Senden und Empfangen von Dokumenten (Rechnungen und Gutschriften) in Standardformaten: Peppol BIS, XRechnung, Factur-X, SAP IDoc. Senden und Empfangen ist über Peppol möglich, Senden außerdem per E-Mail. Die Plattform richtet sich an Unternehmen und Integratoren: Sie können über die Weboberfläche arbeiten oder Abläufe per API automatisieren. Mehr zu Formaten und Kanälen: Formate und Transaktionen.

Produktiv- und Testsystem

Es gibt zwei Systeme: Produktiv und Test.

flowchart LR
    subgraph test ["Testsystem"]
        direction TB
        T[xtool-test.invoice-portal.de]
        TP[Test-Peppol-Netz]
        T --- TP
    end
    subgraph prod ["Produktivsystem"]
        direction TB
        P[xtool.invoice-portal.de]
        PP[Produktiv-Peppol-Netz]
        P --- PP
    end
    test ~~~ prod

• Produktivsystem — xtool.invoice-portal.de. An die Produktiv-Peppol-Netz angebunden, für den realen Einsatz (Versand und Empfang von Dokumenten im Live-Betrieb).
• Testsystem — xtool-test.invoice-portal.de. An das Test-Peppol-Netz angebunden, für Tests von Integrationen und Szenarien ohne Auswirkung auf echte Daten.

Nutzen Sie das Testsystem für Entwicklung und Prüfung; wechseln Sie zu Produktiv, wenn Sie bereit für echten Versand und Empfang sind.

Aus was die Plattform besteht

Einerseits — die Schnittstelle zur Interaktion: darüber arbeiten Sie mit der Plattform (Webanwendung oder REST API). Andererseits — die xTool-Plattform und ihre konzeptionellen Teile: Organisationen, Dokumente, Transaktionen, Integrationen. Schnittstelle und konzeptionelle Entitäten sind unterschiedlich: die eine bestimmt wie Sie auf das System zugreifen, die anderen beschreiben was darin enthalten ist.

flowchart TB
    subgraph L1 ["Schnittstelle zur Interaktion"]
        direction LR
        WEB[Webanwendung] --- API[REST API]
    end
    X[xTool-Plattform]
    subgraph L3 ["Konzeptionelle Teile der Plattform"]
        direction LR
        ORG[Organisationen] --- DOC[Dokumente] --- TRX[Transaktionen] --- INT[Integrationen]
    end
    L1 --> X
    X --> L3

• Webanwendung — Hauptoberfläche für Organisationen: Dokumente verwalten (eingehend und ausgehend), Organisationseinstellungen, Benutzer, API-Schlüssel, Integrationen, Benachrichtigungen und Nutzung. Siehe Web-Überblick.
• REST API — Für Integration und Automatisierung: Dokumente (Liste, Abruf, Upload, Aktualisierung, Senden, Löschen), Format (Validierung, Transform, Konvertierung, Erkennung), Transaktionen (Liste, Abruf), Organisationen (Liste), Auth (me), Peppol-Lookup und PDF-Zusammenführung. Siehe API-Referenz.
• Organisationen — Die Plattform ist mandantenfähig: Jede Organisation hat eigene Benutzer, Dokumente, API-Schlüssel und Integrationen. Siehe Organisation und Benutzer.
• Dokumente — Die zentrale Entität: Rechnung oder Gutschrift mit Richtung (eingehend/ausgehend), Format und Status. Siehe Dokumentenmodell und Status-Lebenszyklus.
• Transaktionen — Jeder Sende- oder Empfangsvorgang wird als Transaktion erfasst (z. B. send.peppol, send.email, receive.peppol). Siehe Transaktionen.
• Integrationen — Anbindungen an Weclapp und SevDesk; eine Konfiguration pro Organisation pro System. Siehe Integrationen.

So funktioniert es: Abläufe im Überblick

Ausgehende Dokumente

Dokument hochladen oder erstellen → Dokument aktualisieren oder konvertieren → per Peppol, E-Mail usw. senden → Transaktionsstatus verfolgen.

flowchart LR
    A[Hochladen / erstellen<br/>Dokument] --> B[Aktualisieren /<br/>konvertieren Dokument]
    B --> C[Senden per Peppol,<br/>E-Mail usw.]
    C --> D[Transaktionsstatus<br/>verfolgen]

Eingehende Dokumente (Peppol)

Partner sendet Dokument per Peppol → xTool verarbeitet das Dokument → es wird ein eingehendes Dokument mit Transaktion erstellt → Sie erhalten eine Benachrichtigung. Details: Empfang per Peppol.

flowchart LR
    P[Partner sendet<br/>Dokument per Peppol] --> X[xTool verarbeitet<br/>Dokument]
    X --> D[Dokument mit<br/>Transaktion wird erstellt]
    D --> N[Benachrichtigung]

Wer xTool nutzt

• Endnutzer — Webanwendung: Dokumente erstellen und senden, eingehende anzeigen, Organisationseinstellungen verwalten.
• Integratoren — API: Erstellung, Versand, Validierung und Konvertierung von Dokumenten automatisieren.
• Administratoren — Organisationen, Benutzer, Rechte, API-Schlüssel und Integrationen verwalten.

Weiterführende Schritte

• Erste Schritte — Einstieg und Anwendungsfälle.
• API-Referenz — Authentifizierung, Konventionen, Endpunkte.
• Anleitungen — Schritt für Schritt: Einrichtung, Dokumente erstellen, Senden und Empfangen.