Zum Inhalt

PDF hochladen

Diese Anleitung beschreibt, wie Sie eine PDF-Rechnung in xTool hochladen und ein gescanntes oder gewöhnliches PDF in eine E-Rechnung umwandeln (z. B. Peppol BIS, XRechnung, ZUGFeRD oder KSeF).

Was beim PDF-Upload passiert

xTool prüft die Datei und behandelt sie auf eine von zwei Arten:

Was Sie hochladen Was xTool macht
ZUGFeRD / Factur-X (eine E-Rechnung als PDF) Das Dokument wird mit den bereits enthaltenen Rechnungsdaten angelegt. Eine Konvertierung ist nicht nötig.
Scan oder gewöhnliches PDF (ohne E-Rechnungsdaten) Die Datei wird als Raw PDF gespeichert. Rechnungsdaten werden noch nicht gelesen. Sie konvertieren, wenn Sie bereit sind.

Ein Raw PDF erscheint in der Dokumentenliste wie jede andere Datei. Sie können es öffnen und anzeigen. Die Konvertierung ersetzt die Originaldatei nicht: xTool legt ein neues Dokument im gewählten Format an.

PDF hochladen

  1. Dokumente → Ausgehend.
  2. Auf Hochladen klicken.
  3. Eine PDF-Datei wählen (bis 100 MB).
  4. Auf Dokument hochladen klicken. Bei Erfolg öffnet xTool das neue Dokument.

Eine hier hochgeladene Datei wird immer zu einem ausgehenden Dokument — auch dann, wenn es sich um eine Rechnung eines Lieferanten handelt. Um Lieferantenrechnungen als eingehende Dokumente zu erhalten, nutzen Sie Ihr xTool-Postfach — siehe Empfang per E-Mail.

Wenn Sie ein ZUGFeRD-/Factur-X-PDF hochladen und dessen Rechnungsdaten nicht valide sind, zeigt xTool einen Validierungsbericht an, statt das Dokument anzulegen. Um die Datei dennoch zu speichern, klicken Sie auf Ungültig hochladen. Ein Scan oder gewöhnliches PDF wird aus diesem Grund nie abgewiesen.

Dieselbe Seite Hochladen akzeptiert auch XML-, IDoc- und JSON-Dateien. Siehe Dokumente erstellen.

Raw PDF konvertieren

Beim Upload eines Scans oder gewöhnlichen PDFs erkennt xTool die Rechnungsfelder nicht automatisch. Starten Sie die Konvertierung, wenn Sie eine E-Rechnung brauchen:

  1. Das Raw-PDF-Dokument öffnen.
  2. Menü ⋯ → Formatkonvertierung.
  3. Das Zielformat wählen (z. B. Peppol BIS, XRechnung, ZUGFeRD oder KSeF).
  4. Konvertieren klicken.

Formatkonvertierung erscheint nur für Benutzer, die Dokumente löschen dürfen. Wenn Sie den Menüpunkt nicht sehen, lassen Sie Ihre Rechte von Ihrer Administration prüfen.

Die Konvertierung läuft im Hintergrund. Der Dialog schließt sich, sobald die Konvertierung startet. Sie können zur Dokumentenliste zurückkehren oder die Seite aktualisieren — der Vorgang läuft weiter.

Sie können mehrere Dokumente nacheinander konvertieren. Dasselbe Dokument kann nicht zweimal gleichzeitig konvertiert werden: Solange seine Konvertierung läuft, wird ein zweiter Versuch abgewiesen.

Wenn die Konvertierung fertig ist

Wo Sie sich befinden Was passiert
Auf diesem Dokument oder in der Dokumentenliste xTool öffnet die neue Rechnung.
Auf einem anderen Dokument Es erscheint eine Benachrichtigung mit Konvertiertes Dokument öffnen. Sie bleiben auf der aktuellen Seite, bis Sie selbst öffnen.

xTool verfolgt eine laufende Konvertierung fünf Minuten lang. Verlassen Sie die Anwendung und kommen später zurück, gibt es keine automatische Weiterleitung und keine Benachrichtigung — das neue Dokument steht einfach in der Dokumentenliste.

Schlägt die Konvertierung fehl oder ist die Datei keine Rechnung, bleibt das Original-PDF unverändert und ein Banner darauf erklärt das Ergebnis. Sie können es über Formatkonvertierung erneut versuchen.

Das neue Dokument

Die erkannte Rechnung ist ein eigenes Dokument. Das Original-PDF bleibt erhalten, Sie können es bei Bedarf erneut konvertieren.

Das neue Dokument kann gültig oder ungültig sein — je nachdem, welche Felder gefunden wurden. Ein Banner auf dem neuen Dokument zeigt das Ergebnis:

  • Alle Felder wurden erkannt.
  • Alle erforderlichen Felder wurden erkannt; einige optionale Felder fehlen.
  • Es fehlen erforderliche Felder — füllen Sie sie aus, damit die Rechnung gültig und versendbar wird.

Erzeugt die Erkennung keine Rechnung, wird kein neues Dokument angelegt. Das Banner erscheint dann stattdessen auf dem ursprünglichen Raw PDF:

  • Das PDF konnte nicht als Rechnung erkannt werden — es bleibt als Raw PDF erhalten.
  • Die Erkennung ist fehlgeschlagen — Sie können das Dokument selbst ausfüllen.

Sie können jedes dieser Banner schließen. Es erscheint für dieses Dokument nicht erneut, auf keinem Gerät. Solange die Konvertierung läuft, zeigt das Raw PDF ein Fortschrittsbanner, das sich nicht schließen lässt.

Fehlen Felder, bearbeiten Sie das neue Dokument und speichern Sie. Siehe Dokumente erstellen und Validieren und konvertieren.

SFTP

Dieselbe Erkennung können Sie automatisch aus dem ERP anstoßen: Scan oder gewöhnliches PDF in den SFTP-Ordner upload legen und einen Formatcode im Dateinamen verwenden (z. B. 68451+xrech_ubl.pdf oder 603275+fa3.pdf). xTool speichert das Raw PDF, erkennt es ins Zielformat und sendet bei erfolgreicher Erkennung. Siehe Senden und Empfangen per SFTP — Raw PDF mit Formatcode.

PDF per E-Mail empfangen

Sendet ein Lieferant ein gewöhnliches PDF an Ihr xTool-Postfach, wird es genauso gespeichert. Öffnen Sie das eingehende Dokument und nutzen Sie Formatkonvertierung. Siehe Empfang per E-Mail.

Nächste Schritte