Custom SMTP
Standardmäßig kommen E-Mails, die xTool sendet (Rechnungs-E-Mails), von noreply@xtool.invoice-portal.de. Custom SMTP lässt die Organisation sie über Ihren Mailserver mit Ihrer From-Adresse senden.
Das gilt nur für ausgehende Post. Eingehende Rechnungen nutzen Schnittstellen → Postfach-Konfiguration. Siehe Empfang per E-Mail.
Der Text der Rechnungs-E-Mail liegt in den E-Mail-Vorlagen, nicht in SMTP.
Custom SMTP öffnen
- Anmelden und Organisation wählen.
- Kanäle → E-Mail öffnen.
- Custom SMTP öffnen.
Ohne Konfiguration weist die Seite darauf hin, dass Mail von der Standard-No-Reply-Adresse gesendet wird.
Einrichten
Wählen Sie Eigener SMTP-Server oder Microsoft 365.
Eigener SMTP-Server
SMTP-Einstellungen ausfüllen und Konfiguration speichern (beim Bearbeiten Konfiguration aktualisieren).
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| SMTP-Host | Ja | Hostname des Mailservers |
| Port | Ja | 1–65535 (häufig 587 für STARTTLS, 465 für SSL) |
| Sicherheit | Ja | Keine, TLS (STARTTLS) oder SSL/TLS |
| Authentifizierung erforderlich | Nein | Einschalten, wenn der Server ein Login braucht |
| Benutzername / Passwort | Bei Auth | Beim Update Passwort leer lassen, um das aktuelle zu behalten |
| Absenderadresse (From) | Nein | From-Adresse. Leer: xTool nutzt den SMTP-Benutzernamen |
| BCC-Adresse | Nein | Eine Blindkopie an jede ausgehende Dokument-E-Mail |
In From und BCC jeweils nur eine Adresse (keine kommagetrennte Liste).
Microsoft 365
- Register Microsoft 365 öffnen und Microsoft 365 verbinden wählen.
- Mit dem Postfach anmelden, von dem Rechnungs-E-Mails gesendet werden sollen, und die Zustimmung erteilen.
- xTool speichert OAuth-Tokens und sendet über
smtp.office365.comPort 587 mit TLS (STARTTLS).
Das verbundene Postfach ist die From-Adresse. Optional können Sie danach eine BCC-Adresse setzen. Zum Wechseln des Postfachs Microsoft 365 erneut verbinden oder die Konfiguration löschen.
Voraussetzung im Tenant: Für das Postfach muss SMTP AUTH in Microsoft 365 aktiviert sein. Bei Security Defaults muss ein Administrator SMTP AUTH ggf. für das Absenderpostfach freischalten.
Testen und deaktivieren
Verbindung testen prüft, ob xTool sich am Server anmelden kann.
Um den eigenen Server nicht mehr zu nutzen, Konfiguration löschen (bestätigen). Ausgehende Mail geht wieder vom Standardabsender.
Hat eine E-Mail-Vorlage eine eigene BCC, gilt dieser Wert; sonst kann die Custom-SMTP-BCC greifen. Siehe E-Mail-Vorlagen.
Dokument senden
Nach dem Speichern von SMTP per E-Mail versenden wie gewohnt. Empfänger sehen Ihre From-Adresse, wenn Absenderadresse gesetzt ist.