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Benachrichtigungen

Benachrichtigungen sind E-Mail-Hinweise zum Ergebnis von Versand und Empfang von Dokumenten Ihrer Organisation. Sie legen fest, bei welchen Ereignissen eine Nachricht geht, wer sie erhält und ob es eine kurze Mitteilung, ein Link oder die Dokumentdateien selbst sind.

Die Einstellungen gehören Ihnen persönlich: eine Einstellung pro Ereignis, angewendet auf Dokumente der Organisation, zu der Ihr Konto gehört. Ein Wechsel der aktiven Organisation in der Web-App erzeugt keinen zweiten Satz von Einstellungen, und über Dokumente einer Tochterorganisation werden nur Benutzer benachrichtigt, die zu dieser Tochterorganisation gehören. Schalten mehrere Personen in der Organisation dasselbe Ereignis ein, sendet xTool für jede dieser Einstellungen eine Benachrichtigung.

Benachrichtigungen öffnen

  1. Melden Sie sich in der xTool-Web-App an und wählen Sie Ihre Organisation.
  2. Öffnen Sie Konto → Benachrichtigungen.

Der Seitentitel lautet E-Mail-Benachrichtigung. Die Unterzeile nennt die Organisation, zu der Ihr Konto gehört — die Benachrichtigungen betreffen Dokumente dieser Organisation.

Jeder angemeldete Benutzer kann die eigenen Benachrichtigungsadressen festlegen; ein besonderes Recht ist nicht nötig.

Ereignisse

Die Seite hat zwei Abschnitte. Jedes Ereignis ist eine Karte mit eigenem Ein-/Aus-Schalter.

Ausgehende Dokumente

Ereignis Wann es auslöst
Versand abgeschlossen Das Dokument wurde erfolgreich gesendet (z. B. über Peppol, E-Mail, KSeF oder einen anderen Versandkanal).
Versand fehlgeschlagen Das Dokument konnte nicht zugestellt werden. Dieselben Einstellungen gelten auch, wenn ein SFTP-Upload abgelehnt wird.

Eingehende Dokumente

Ereignis Wann es auslöst
Empfang abgeschlossen Ein eingehendes Dokument wurde empfangen und erfolgreich verarbeitet.
Empfang fehlgeschlagen Das eingehende Dokument wurde abgelehnt, konnte nicht verarbeitet werden oder hat die Validierung nicht bestanden. Eine per E-Mail eingehende Rechnung mit Validierungsfehlern wird hier gemeldet, nicht unter Empfang abgeschlossen; die E-Mail kann die Fehler auflisten.

Einstellungen pro Ereignis

Schalten Sie den Schalter ein, füllen Sie die Felder aus und klicken Sie unten auf Speichern. Damit werden alle vier Ereignisse auf einmal übernommen.

Wenn Sie ein Ereignis einschalten und die Adressliste leer ist, trägt xTool Ihre eigene E-Mail-Adresse ein. Ein eingeschaltetes Ereignis wird nur gespeichert, wenn mindestens eine Adresse vorhanden ist. Schalter aus und speichern beendet die Benachrichtigungen für dieses Ereignis.

Zustellungsmodus

Wie die Benachrichtigungs-E-Mail versendet wird:

Modus Was der Empfänger erhält
Einfacher Brief Eine E-Mail zum Ereignis ohne Dateien. Bei den Versandereignissen und bei Empfang abgeschlossen enthält die Nachricht einen Link zum Öffnen des Dokuments in xTool.
Download-Link Dieselbe E-Mail wie bei Einfacher Brief: ein Link zum Dokument in xTool, keine angehängten Dateien. In dieser Version erzeugen beide Modi eine identische Nachricht.
E-Mail mit Anhängen Die Dokumentdateien werden an die E-Mail angehängt. Anschließend wählen Sie Anhänge und bei Bedarf Archivinhalt.

E-Mail-Adressen

Wer die Benachrichtigung erhalten soll. Nach jeder Adresse Enter drücken oder ein Komma eingeben. Mehrere Adressen sind möglich.

Anhänge

Verfügbar für Versand abgeschlossen, Versand fehlgeschlagen und Empfang abgeschlossen. Beim Empfang fehlgeschlagen erscheint das Feld nicht. Es erscheint auch im Modus Download-Link, angehängt werden Dateien aber nur bei E-Mail mit Anhängen — im Modus Download-Link wird die Auswahl gespeichert und ignoriert.

Wählen Sie eine oder mehrere Dateiarten:

Option Was angehängt wird
Originaldokument Die Originaldatei (z. B. XML oder PDF, wie empfangen oder erstellt).
Dokumentanhänge Zusätzliche Dateien aus der Rechnung (z. B. aus XML oder aus einem ZUGFeRD-PDF).
PDF-Visualisierung Eine PDF-Ansicht des Dokuments. Ist das Dokument selbst schon ein PDF (z. B. ZUGFeRD), wird keine separate Visualisierung hinzugefügt — Sie erhalten die PDF-Datei selbst.

Archivinhalt

Nur bei E-Mail mit Anhängen. Wird mehr als eine Datei geliefert, legt xTool zusätzlich zu den einzelnen Dateien ein ZIP-Archiv bei. Wählen Sie, was ins ZIP soll: Originaldokument, Dokumentanhänge, PDF-Visualisierung.

Das ZIP wird nach Dateityp gefüllt: Originaldokument übernimmt XML-Dateien, PDF-Visualisierung übernimmt PDF-Dateien und Dokumentanhänge übernimmt alles, was kein XML ist. Bei einem ZUGFeRD-PDF wird die Originaldatei daher über Dokumentanhänge erfasst, nicht über Originaldokument.

Das Feld erscheint auch beim Empfang fehlgeschlagen, hat dort aber keine Wirkung — bei diesem Ereignis werden nie Dateien mitgeschickt.

Absender benachrichtigen

Nur bei Empfang fehlgeschlagen und nur für Dokumente, die per E-Mail eingehen. Peppol, KSeF und andere Eingangskanäle ignorieren diesen Schalter.

Ist der Schalter an, sendet xTool die Ablehnungs-E-Mail zusätzlich an die Adresse, von der die Rechnungs-E-Mail kam (das Postfach des Lieferanten). Steht diese Adresse bereits unter E-Mail-Adressen, erhält sie trotzdem nur eine E-Mail.

Nutzen Sie das zusammen mit der Absender-Whitelist, damit abgelehnte Absender den Grund erfahren.

Benachrichtigung einrichten

Empfangene Rechnung

  1. Konto → Benachrichtigungen öffnen.
  2. Unter Eingehende Dokumente Empfang abgeschlossen einschalten.
  3. Zustellungsmodus wählen:
    • Einfacher Brief oder Download-Link — benachrichtigen, ohne Dateien anzuhängen.
    • E-Mail mit Anhängen — das Dokument in der E-Mail mitsenden.
  4. Empfänger unter E-Mail-Adressen eintragen.
  5. Bei E-Mail mit Anhängen die Anhänge wählen (Original, Dokumentanhänge, PDF-Visualisierung). Werden mehrere Dateien gesendet, Archivinhalt für das ZIP festlegen.
  6. Speichern klicken.

Dieses Ereignis deckt nur den erfolgreichen Empfang ab. Wenn Sie auch über Rechnungen mit Validierungsfehlern informiert werden wollen, schalten Sie zusätzlich Empfang fehlgeschlagen ein.

Abgelehntes eingehendes Dokument

  1. Konto → Benachrichtigungen öffnen.
  2. Unter Eingehende Dokumente Empfang fehlgeschlagen einschalten.
  3. Zustellungsmodus wählen und E-Mail-Adressen eintragen.
  4. Optional Absender benachrichtigen einschalten (gilt für Rechnungen, die per E-Mail eingehen).
  5. Speichern klicken.

Dieses Ereignis verschickt nie Dateien: Anhänge ist ausgeblendet und Archivinhalt hat keine Wirkung.

Wann „Empfang fehlgeschlagen“ auslöst

Typische Gründe:

  • Der Absender steht nicht auf der Whitelist (wenn die Whitelist aktiviert ist).
  • Die E-Mail enthält keine unterstützte Rechnungsdatei (XML oder PDF).
  • Das Format wird nicht unterstützt (z. B. veraltetes ZUGFeRD 1.0).
  • Die Verarbeitung im Empfangskanal ist fehlgeschlagen (Peppol, E-Mail oder ein anderer Eingangskanal).
  • Die Rechnung wurde angelegt, hat aber die Validierung nicht bestanden — die E-Mail listet dann die Validierungsfehler auf.

Die Benachrichtigung enthält einen lesbaren Grund. Dateinamen aus der Nachricht stehen nur dann in der E-Mail, wenn die Rechnung bereits erkannt und angelegt wurde. Bei früheren Ablehnungen — Whitelist, keine unterstützte Datei, nicht unterstütztes Format, Verarbeitungsfehler — enthält die E-Mail nur den Grund, ohne Dateiliste.

Was in der E-Mail steht

Teil Typischer Inhalt
Betreff Kurzer Status, z. B. dass ein Dokument gesendet, empfangen, abgelehnt oder nicht verarbeitet werden konnte.
Inhalt Dokumentnummer und Ausstellungsdatum, Absender oder Empfänger sowie der Kanal (z. B. Peppol oder E-Mail). Bei Fehlern eine Beschreibung. Bei Empfang per E-Mail können Dateinamen und Validierungsfehler stehen.
Link Schaltfläche und URL zum Öffnen des Dokuments in xTool. Enthalten bei den Versandereignissen und bei Empfang abgeschlossen; die E-Mail zu Empfang fehlgeschlagen enthält keinen Link.
Anhänge Nur wenn der Zustellungsmodus E-Mail mit Anhängen ist und Dateitypen gewählt wurden.

Benachrichtigungen gehen nur per E-Mail. Diese Version sendet keine Hinweise in der Anwendung und keine Webhooks.

Zugehörige Einstellungen (nicht auf dieser Seite)

Einstellung Wo Was es ist
Absender-Whitelist Schnittstellen → Postfach-Konfiguration Wer Rechnungen an das Organisationspostfach senden darf. Siehe Empfang per E-Mail.
Inbound-Rechnungen Schnittstellen → SFTP-Konfiguration Wählen Sie, wie erfolgreich empfangene Rechnungen in den SFTP-Download-Ordner geschrieben werden. Siehe Senden und Empfangen per SFTP.
E-Mail-Vorlagen Kanäle → E-Mail → E-Mail-Vorlagen Text der Rechnungs-E-Mail an den Kunden. Siehe E-Mail-Vorlagen.

Nächste Schritte

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